مهدی آبادی – در ادبیات مدیریت نوین، «تشریفات» (پروتکل‌های اداری و سازمانی) صرفاً یک آیین تجملی، ویترینی نمایشی یا تشریفات زائد بوروکراتیک نیست؛ بلکه بازتابی عینی و مستقیم از نظام فکری، سطح انضباط، بلوغ مدیریتی و کارآمدی یک مجموعه حاکمیتی محسوب می‌شود. نحوه مدیریت فضا، زمان‌بندی دقیق و تسلط بر فرآیند برگزاری یک رویداد رسمی، نخستین پیامی است که یک دستگاه یا شهرستان به افکار عمومی، رسانه‌ها و مدیران ارشد مخابره می‌کند. با این حال، نگاهی آسیب‌شناسانه به تجربه برگزاری جلسات و برنامه‌های اداری در سطح استان و به‌ویژه در پهنه شهرستان‌ها، نشان می‌دهد که ما همچنان با استانداردهای اولیه تشریفات رسمی فاصله‌ای معنادار داریم؛ فاصله‌ای که هزینه‌اش تنزل شأن سازمان و آشفتگی در تصویر بیرونی مدیریت دولتی است. یکی از مزمن‌ترین و متأسفانه عادی‌شده‌ترین آسیب‌ها در این عرصه، تأخیر ساختاری در آغاز برنامه‌هاست. پدیده‌ای فرسایشی که گویا به امضای نانوشته برنامه‌های اداری بدل شده و احترامی پدیده‌ای فرسایشی که گویا به امضای نانوشته برنامه‌های اداری بدل شده و احترامی برای عنصر گرانبهای زمان قائل نیست. وقتی یک جلسه رسمی با نیم ساعت تأخیر کلید می‌خورد، پیش از هر نطق و کلامی، کارآمدی و جدیت آن جلسه زیر سؤال رفته است. فراتر از مدیریت زمان، در سطح میدانی نیز عدم حاکمیت نظم و فقدان سناریوی مشخص، جلوه‌های ناخوشایندی ایجاد می‌کند. بارها شاهد بوده‌ایم که در سفرهای شهرستانی یا جلسات مهم اداری استانی، به محض ورود یک مقام عالی‌رتبه، مرزهای حریم مدیریتی و حرفه‌ای در هم می‌شکند؛ فضاهایی که باید محل تضارب آرا و تصمیم‌گیری راهبردی باشند، به صحنه‌هایی متشنج و شلوغ بدل می‌شوند. از ازدحام خارج از قاعده حاضران گرفته تا استقرار نامنظم خبرنگاران و عکاسان، همگی حکایت از نبود یک ساختار اجرایی دقیق دارند؛ وضعیتی که شأن میزبان و میهمان را مخدوش ساخته و اصل هدف برگزاری جلسه را تحت‌الشعاع حواشی ناخوشایند قرار می‌دهد. نکته قابل تأمل اینجاست که علیرغم تأکیدات مکرر، پیگیرانه و حساسیت ویژه، استاندار محترم، بر مقوله نظم اداری، انضباط کاری و رعایت دقیق اصول آن، این نگاه سیستمی هنوز به لایه‌های میانی و بدنه اجرایی شهرستان‌ها نفوذ کامل نیافته است. این شکاف آشکار میان اراده مقامات ارشد استان و واقعیت میدانی شهرستان‌ها و برخی از اداره کل های استان پرسشی اساسی را پیش روی ما می‌گذارد: علت این ناکامی پایدار در تثبیت نظم کجاست؟ پاسخ کلیشه‌ای معمولاً انگشت اتهام را صرفاً به سوی روابط‌عمومی‌ها نشانه می‌رود. بی‌شک ساختار روابط‌عمومی پیشانی اجرایی این عرصه است، اما واقعیت ملموس اداری گواهی می‌دهد که روابط‌عمومی‌ها به تنهایی توان اصلاح این وضعیت ناهنجار را ندارند. روابط‌عمومی هرچقدر هم طرح‌ریزی دقیقی انجام دهد، تا زمانی که اهتمام بنیادین در ذهنیت مدیران شکل نگیرد، در بن‌بستِ بی‌نظمی گرفتار خواهد ماند. تشریفات نیازمند ضمانت اجرایی است و این ضمانت تنها از اراده، پرستیژ و تعهد خود مدیران ارشد سازمان‌ها و شهرستان‌ها سرچشمه می‌گیرد. متأسفانه هنوز برخی مدیران تشریفات را به تعارفات، خوش‌وبش‌های معمول و پذیرایی خلاصه می‌کنند؛ در حالی که تشریفات هنر مدیریت فرآیندهاست؛ هنر تفکیک فضاها، کنترل جریان تردد، زمان‌بندی سخنرانی‌ها و تعیین دقیق جایگاه‌ها. یک برنامه منضبط، زمان‌سنجی‌شده و وزین، سرِ یک دستگاه اجرایی یا پیشانی مدیریتی یک شهرستان را پیش چشم مهمانان و مردم بلند می‌کند. برعکس، هرج‌ومرج و شلختگی در برگزاری یک نشست، زحمات چندین هفته‌ای یک مجموعه را در چند دقیقه به باد می‌دهد و این حس ناامیدکننده را القا می‌کند که مجموعه‌ای که از تنظیم و ساماندهی یک سالن جلسات عاجز است، چگونه می‌تواند گره از مسائل کلان شهرستان باز کند؟ امروز دیگر زمان آن فرارسیده است که تشریفات از یک امر حاشیه‌ای و تزئینی به یک الزام مهارتی مدیریتی ارتقا یابد. ضروری است که فرمانداران، بخشداران، مدیران کل و رؤسای ادارات شهرستانی، در کنار مسئولان روابط‌عمومی، دوره‌های فشرده و کاربردی اصول تشریفات دیپلماتیک و اداری را بگذرانند. باید یاد بگیریم که مدیریت رویداد دارای پروتکل است؛ از کارت ورود و تعیین دقیق جایگاه خبرنگاران گرفته تا رعایت سناریوی زمانی و کنترل ورود و خروج‌ها. رعایت تشریفات نه یک رفتار فانتزی، بلکه نماد حاکمیت قانون، احترام به افکار عمومی و ارتقای شأنیت نظام اداری است. اگر به دنبال توسعه همه‌جانبه هستیم، باید آیینه‌خانه رفتار مدیریتی‌مان را منضبط کنیم؛ چراکه توسعه پایدار از سامان‌یافتگی ساختارها و رفتارهای خرد اداری آغاز می‌شود. وقت آن است که اراده استاندار محترم در زمینه انضباط، به یک میثاق مشترک برای تمام مدیران استانی و شهرستانی بدل گردد تا شاهد جلساتی در شأن مردم و شأن نظام اجرایی کشور باشیم.
(لطفاً نظرات و پیشنهادات خود درباره این سرمقاله را از طریق 09155665782 ارسال بفرمایید)
