روابط عمومی‌های ادارات با اینکه بخش مهم سازمان هستند، اما اعتقاد دارند به اندازه حیات خلوت سازمان نیز به آنان اهمیت داده نمی‌شود. روابط عمومی همانگونه که از نامش برمی‌آید خاستگاه تعامل سازمان با جامعه است. بخشی که اگرچه بخش مهمی از سازمان است اما آن چنان که باید به آن توجه نمی‌شود. مگر نه این است که سازمان‌ها برای مردم کار می‌کنند؛ بنابراین باید با آنان ارتباط داشته و مشکلات را به مدیران منتقل و از سویی دیگر خدمات را نیز اطلاع رسانی کنند.ضعف نیروی انسانی در این سال‌ها در بدنه روابط عمومی و عدم توجه به آموزش‌های مستمر متناسب با زمان برای این بخش و همچنین عدم مشورت با این حوزه از سوی مدیران همان چیزی است که گلایه‌های زیادی از سوی مسئولان روابط عمومی همراه شده است.
نقش روابط عمومی در پیشبرد برنامه های سازمانی
حامد عارفی نیا، مدیر روابط عمومی سازمان جهاد کشاورزی خراسان جنوبی گفت: ۲۷ اردیبهشت ماه در ایران به نام روز ارتباطات و روابط عمومی مزین و نامبردار شده است. وی افزود: ارتباطات از گذشته‌های دور به عنوان یک پدیده حیاتی در زندگی بشر وجود داشته است؛ چه زمانی که بشر از ابزارهایی همچون دود، نور، آتش و … استفاده می‌کرد و چه با ورود به عصر تلگراف که زندگی بشر شکل تازه‌تری به خود گرفت و چه امروز که نظام‌ها و شبکه‌های ارتباطی همراه با زندگی روزمره بشر رو به جلو حرکت می‌کنند، همواره به ایجاد نظام رابطه‌ای اندیشیده است. این مدیر روابط عمومی بیان کرد: امروزه کم‌تر کسی را می‌توان یافت که خود را بی نیاز از ارتباطات و استفاده از ابزارهای ارتباطی بداند؛ شاید بشر هیچ گاه فکر نمی‌کرد که از ابتدای حیات خویش و همراه و همگام با رشد فکری و جسمی، تا بدین حد با نظامی از این دست و با این پیچیدگی ارتباط داشته باشد. عارفی نیا ادامه داد: نامگذاری یک روز در تقویم شمسی ایرانی به نام روابط عمومی نشانگر نقش، کار ویژه و جایگاه این بخش در پیشبرد اهداف سازمان در سطوح خرد و کلان است؛ امروزه روابط عمومی‌ها به عنوان عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامه‌ها و پیشبرد اهداف سازمان‌ها تلقی می‌شوند، به عبارت دیگر شاید بتوان گفت که بخش عظیمی از موفقیت یک سازمان مرهون نقش مؤثری است که روابط عمومی‌ها بر دوش می‌کشند.
پل ارتباط با افکار عمومی
عارفی نیا با بیان اینکه از سوی دیگر تعامل سازنده و پویا با کسانی که از بیرون به سازمان می‌نگرند ضعف‌ها، نقص‌ها، کم و کاستی‌ها و نظرات سازنده را به مدیران سازمان انتقال می‌دهد، اظهار کرد: در واقع روابط عمومی خلاق و پویا در پی ارتقای بخش‌های مختلف سازمانی، از طریق ارائه تصویر درست و واقعی از سازمان و نیز ارائه سیستم نظرسنجی و بازخوردگیری است. وی بیان کرد: از این منظر می‌توان روابط عمومی را پل ارتباطی سازمان با افکار عمومی دانست که در راستای رسالت سازنده خود در ارتقا و پیشرفت سازمان موانع پیش رو را شناسایی کرده و به عنوان مشاور امین سازمان، در جهت رفع موانع گام برمی‌دارد. عارفی نیا ادامه داد: علاوه بر این روابط عمومی نقش مؤثری در پویایی و تحرک درون سازمانی دارد؛ این بخش سازمان حلقه وصلی محسوب می‌شود تا از طریق برنامه‌ریزی برای ایجاد فضاهای ارتباطی بین مدیران و کارکنان سازمان در راستای شاداب کردن و تجدید روحیه افراد و نیز انتقال تجارب عمل کند. این مدیر روابط عمومی بیان کرد: در واقع روابط عمومی حلقه طلایی ارتباطات اجتماعی درون سازمانی و برون سازمانی است که به ایجاد فضای تفاهم و گفتگو میان افراد سازمان و اجتماع کمک می‌کند. وی تصریح کرد: نامگذاری این روز به نام روز ارتباطات و روابط عمومی، فرصت مغتنمی است تا اندیشمندان و مسئولان و دست‌اندرکاران به موضوع آسیب‌شناسی این عرصه نیز توجه کنند تا با توانمند سازی هر چه بیشتر روابط عمومی‌ها، کمک به نهادینه شدن جایگاه و ساختار آن‌ها در راستای حل مشکلات گامی مؤثر در جهت رشد و توسعه سازمانی و اجتماعی بردارند.
برخورداری از هوش اجتماعی بالا
محمود بستانی، مدیر روابط عمومی اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری خراسان جنوبی نیز گفت: روابط عمومی، شغلی سرشار از جذابیت است و یک کارشناس روابط عمومی باید این جذابیت را حفظ کند. وی با بیان اینکه کارکنان روابط عمومی، باید مخاطب خود را اغنا و متقاعد کنند، افزود: کارکنان حوزه روابط عمومی باید مهارت بالایی در حرف زدن و داستان سرایی داشته باشند تا بتوانند اوضاع کاری خود را سامان بخشند. مدیر روابط عمومی اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری خراسان جنوبی با بیان اینکه کارکنان روابط عمومی باید توانایی تعامل درون و برون سازمانی داشته باشند، ادامه داد: مهم‌ترین معیار یک مدیر روابط عمومی این است که هوش اجتماعی بالایی داشته باشد. بستانی اظهار کرد: در حوزه میراث فرهنگی بنا به مقتضیات مجموعه متبوع خود باید بتوانیم در راستای معرفی بهتر ظرفیت‌ها باید ارتباطات برون سازمانی بهتری داشته و به نوعی روایتگر جذابیت‌های گردشگری و صنایع دستی استان هستیم.
نیروی کار متخصص نداریم
وی با بیان اینکه یک روابط عمومی موفق باید تعامل سازنده‌ای با رسانه‌ها به عنوان انعکاس دهنده موضوعات برنامه‌ها داشته باشند، افزود: جایگاه روابط عمومی در ادارات آن چنان که که باید نیست؛ روابط عمومی باید جایگاه ویژه‌ای داشته باشد.بستانی اظهار کرد: بخش روابط عمومی باید در نگاه مدیران اولین طرف مشورت بوده و باید بخش عمده‌ای از بودجه سازمان در روابط عمومی هزینه شود. وی تصریح کرد: همچنین این بخش نیاز به نیروی انسانی متخصص دارد، اما متاسفانه حیاط خلوت ادارات است در حالی که باید به عنوان پیشانی مجموعه باشد چراکه آن چیزی که مخاطب در اولین نگاه به سازمان او را می‌بیند، است.
حمایت‌های جلسه‌ای
وی با اشاره به اینکه رسانه‌ها نیز لازم است چالش‌ها و مشکلات روابط عمومی را مورد بحث قرار دهند، ادامه داد: مدیران و مسئولان نیز باید اقدام عملی برای ارتقای جایگاه روابط عمومی انجام دهند؛ این در حالی است که در جلسات تنها به اهمیت زبانی بخش روابط عمومی پرداخته شده و وقتی جلسه به اتمام رسید، خارج از جلسه اقدام ویژه‌ای انجام نمی‌دهند.وی یادآور شد: مشکل دیگر این است که در بخش روابط عمومی، بحث اطلاع رسانی تضعیف شده که باید اطلاع رسانی شده و مشکلات حل شود.
نیاز به نیروی کار علمی در حوزه روابط عمومی
مرسل مالکی، مشاور و مدیر روابط عمومی استانداری خراسان جنوبی نیز گفت: عملکرد روابط عمومی‌های ادارات در این سال‌ها مطلوب بوده، اما هنوز هم فضا برای بهتر شدن وجود دارد. وی افزود: برای ارائه فضای بهتر نیازمند تعامل مدیران و مجموعه روابط عمومی هستیم تا بتوانیم به یک فضای اثربخش در این حوزه و افزایش کارهای رسانه‌ای مطلوب برسیم. مشاور و مدیر روابط عمومی استانداری خراسان جنوبی بیان کرد: نباید از نظر دور داشت که امروز فضای مجازی محل حضور افراد بسیار با سطح سواد و علائق متفاوت است و از طرفی ابزار مهم روابط عمومی برای بیان عملکردها و خدمات و ارائه به مردم و همچنین ارتباط با مردم، همین فضاست. مالکی ادامه داد: اگر یک سری مطالب نادرست در فضای مجازی منتشر شود، یک سازمان و مدیر روابط عمومی آن سازمان باید ماه‌ها وقت بگذارد تا آن شبهه را برطرف کرده و پاسخگویی کند. وی یادآور شد: یک روابط عمومی دقیق، سنجیده و با نیروی کار علمی می‌تواند راهکارهای علمی و مناسبی را برای برون رفت سازمان متبوعش از مشکلات و موانع ارائه دهد که این امر تنها نیاز به دیده شدن دارد. ایسنا
